Как да привлечем времето на наша страна?

Как да привлечем времето на наша страна?

Към вас се задават поредните крайни срокове, а след тях и нов списък със задачи, който сякаш става всеки ден по-дълъг? Това са преживявания, познати на всички нас, често срещани както в живота, така и в работата. Знаем, че се опитвате да бъдете своята най-добра версия и често сами на себе си обещавате да управлявате времето си по-добре, да бъдете по-продуктивни или пък да се съсредоточите само върху онова, което има значение. Затова ще ви предложим различен поглед над навиците ви и кратки съвети за съсредоточаване на вниманието и енергията ви само там и тогава, когато това е важно. 

Как да станем по-добри мениджъри на време ли? Със сигурност има купища книги, блогове, хакове и приложения, ние ще започнем с три конкретни умения, които разделят успеха от провала:

Осъзнатост

Мислете реалистично за времето, с което разполагате, приемайте  го като ограничен ресурс.

Подреждане

Обмислете и организирайте целите, плановете, графиците и задачи си, за да оползотворите времето си ефективно.

Адаптиране

Следете как се движите във времето, което сте си задали за изпълнение на дневните дейности, включително колко ви отнема да се адаптирате обратно след прекъсвания или при промяна на приоритетите.

Намерете времето, в което сте най-продуктивни.

Разбийте един типичен за вас ден на три до четири времеви слота и в течение на една седмица подредете тези слотове от най-малко до най-продуктивни.

Отнасяйте се с времето си като бихте се отнасяли с парите си.

Създайте бюджет за времето си, който подробно описва как прекарвате часовете си през една обичайна за вас седмица. В случая ще заплащате с времето си за неща, които трябва да направите  - фиксирано време, и такива, които искате да направите - време по преценка.

Дайте оценка на времето, което сте прекарали в задачи.

Вместо да запишете колко време ви е останало, опишете колко ви е отнело да завършите онези задачи, за които сте си задали предварително ясни срокове. Забележете каква е разликата между планираното и всъщност използваното време, след като завършите даден проект. Така ще си дадете ясна сметка колко реалистична е преценката ви.

Помислете в перспектива.

Обмислете как влияят днешните задачи върху задачите ви през следващата седмица. Когато усетите, че мислите твърде оптимистично или прекалено песимистично, навярно сте в ситуация на самозаблуда или ненужно отчаяние. Тогава ви съветваме да остъпите крачка назад, докато пиете кафето си например преценете важността на проекта, който стои пред вас. И не само - замислете се колко ценен е резултатът, кой ще бъде постигнат, ако успеете или не успеете да приключите навреме.

Важно е да развиете на умения за подреждане на собствената си програма и приоритетите си. Непознатите и неочаквани обстоятелства, с които ще се сблъсквате ежедневно - у дома, на работа, в трафика или по време на обедна почивка - ще изискват от вас да бъдете гъвкави - например докато се редите на опашка пред банката, може да изберете колко топло да бъде у вас, когато се приберете.  Ето защо умението за подреждане не се състои само в това да организирате работата си - за да контролирате по-добре живота си, трябва да поемете контрола над живота си, а след това да структурирате работата си около него. Ето как:

Степенувайте по приоритет дейностите и задълженията си.

Не е достатъчно просто да изброите своите задачи, списъци със задачи и срещи.

Избягвайте „неотложността“.

Спешното и важното са свързани, но различни понятия - неотложните задачи изискват незабавни действия, докато важните задачи имат по-значителни и дългосрочни последици. Задачите, които са спешни и важни, трябва да се свършат първо.

Използвайте приложения или календари.

Запишете задачите и срещите с техните срокове, веднага щом са планирани или поискани. Използването на етикети или цветни марки е много ефективно - може да разделите по този начин задължения, свързани с работа, училище, почивки или други. Още нещо важно тук са срещите, отбелязани в календара, които се отнасят до самите вас - това може да бъдат “събития”, в които да знаете, че трябва да посветите себе си на конкретен важен проект.

След като добре надградите способността си да подреждате собствената си програма, още по-лесно бихте могли да се адаптирате в така наречените кризисни ситуации. Истиснко предизвикателство е да се справите с тях, без да се разстройвате, тревожите или разсейвате. Затова ви съветваме:

Да се възползвате от навиците си.

Обвържете поведението си за управление на времето с навиците, които вече така или иначе проявявате. По същия начин, без да осъзнавате може би, наваксвате с новините от деня, докато обядвате или вечеряте.

Използвайте кратки изблици на усърдна работа.

Когато задачите изглеждат непосилни, прилагайте максимални усилия за интервали от 15 до 30 минути, в които сте силно концентрирани.

Експериментирайте с приложения за прекарано време и своеобразни check листи.

Не забравяйте, че ползата от тях е да прекарвате максимално малко време в тези приложения, докато вършите всъщност работата, с която сте се захванали. От друга страна “напомнянията”, които ще си зададете в приложението, трябва да бъдат достатъчно ясни и изчерпателни. Когато ползвате само една-две ключови думи не успявате всъщност да опишете и да придадете истинската важност на задачата, а така пада ѝ нейното качествено изпълнение.

Създайте планове за действие в извънредни ситуации.

Съветваме ви винаги да мислите за най-добрите и най-лошите сценарии, когато очертаете възможните резултати от плановете си. Стремете се да намалите загубите на време. Създайте часови слотове без смущения и си забранете изпозлването на социални медии по време на работното време, което сами сте си определили.

И в края на тази “строга” статия, в която ви даваме различни трикове да бъдете изпълнителни, все пак ви насърчаваме да отделяте време и внимание на малките моменти в ежедневието си. Позволявайте си да поемате въздух точно тогава, когато най-малко се очаква от вас. Ясната преценка винаги идва от починалото съзнание, което не се чувства притиснато.